ORIENTAÇÕES SOBRE A ROTINA DE 13º SALÁRIO

Assuntos abordados neste documento:

  1. Valor de INSS zerado na provisão de 13º salário
  2. Adiantamento de 13º salário nas férias
  3. Esclarecimento de dúvidas sobre cálculos das médias (integrações)
  4. Arredondamento de valores de 13º salário
  5. Não calcula 13º salário para alguns empregados
  6. Pagamento de 13º salário para Tomadores de Serviço
  7. Pagamento de 13º salário para sócios
  8. Pagamento de 13º salário para empregados comissionados
  9. Informação de valores extras
  10. Recolhimento de FGTS e INSS sobre 13º salário
  11. Eventos variáveis recebidos no mês de dezembro
  12. Reajuste salarial

 

1. Valor de INSS zerado na provisão de 13º salário.

Versão 1

Verificar em Cadastros / Empresas / Parâmetros, se o campo “Empresa Optante pelo SIMPLES” está marcado. Para empresas optantes pelo SIMPLES, não há cálculo de provisão de INSS, já que este imposto é pago juntamente com o SIMPLES Federal, calculado sobre o faturamento.

Versão 2

Verificar em Cadastros / Empresas / Parâmetros / Recursos Humanos / Essenciais, se o campo “Empresa Optante pelo SIMPLES” está marcado. Para empresas optantes pelo SIMPLES, não há cálculo de provisão de INSS, já que este imposto é pago juntamente com o SIMPLES Federal, calculado sobre o faturamento.

 

2. Adiantamento de 13º salário nas férias.

Quando solicitado pelo funcionário o pagamento do adiantamento de 13º salário nas férias, acessar o Cadastro de Funcionários / Dados Funcionais / Dados Complementares, e marcar o campo “Adiantamento 13º salário nas férias”.

Ao processar o recibo de férias, o sistema emitirá a mensagem: “Funcionário solicitou Adiantamento de 13º salário nas férias. Para que seja possível incluir os eventos de Adiantamento de 13º salário no recibo de férias, é necessário efetuar antes o cálculo do 13º salário e emitir o recibo de férias marcando a opção "Incluir eventos de Adiantamento de 13º salário". Deseja calcular o Adiantamento de 13º salário agora?" - Se clicar em Sim o sistema abrirá a rotina de Adiantamento do 13º Salário, permitindo emitir os eventos do 13º Salário no recibo de férias.
Para emitir o recibo do Adiantamento do 13º salário em holerith separado, acessar Relatórios/Mensais/Holerith, e selecionar processamento 3 - 1ª Parcela 13º Salário.

    3. Dúvidas sobre cálculos das médias (integrações).

A integração da média de horas extras na primeira parcela do 13º salário não é obrigatória. Porém, se optar pelo pagamento, no momento de efetuar o cálculo, deve-se desmarcar o campo “Calcular somente salário básico e média de comissão”.

Para conferir o cálculo das médias no 13º salário, pode-se emitir a memória de cálculo em Módulos/ 13º salário/ Memória de Cálculo. Esse relatório traz, de forma detalhada, o cálculo utilizado para integração de cada evento.

Para composição dessa média, o sistema utiliza os eventos pagos de janeiro até o mês anterior ao processamento do 13º salário (adiantamento ou pagamento). No caso de dezembro, para o cálculo da segunda parcela, utiliza-se os eventos pagos até novembro.

Pode-se pré-definir a forma de integração dos eventos no 13º salário, acessando o evento a ser integrado, na rotina Cadastros/Genéricos/Eventos (guia Integrações), no Quadro “Base para Cálculo de 13º salário”, campo “Opção”. Seleciona-se uma das opções disponíveis, e em seguida processa-se o cálculo do 13º salário. 

 

 

4. Arredondamento de valores de 13º salário

Para os processamentos de adiantamento e/ou pagamento de 13º salário, o sistema não calcula arredondamento, pois o mecanismo do arredondamento exige seu pagamento em um mês, e conseqüente desconto no próximo, e assim sucessivamente. No caso de 13º salário, o próximo processamento será apenas no final do ano seguinte. Dessa forma, o sistema não tem como controlar tal processo para a rotina de 13º salário.

 

5. Não calcula 13º salário para alguns empregados

Normalmente isso ocorre se o processamento do 13º salário para estes empregados já tiver sido efetuado em outro mês, como adiantamento de 13º salário nas férias, por exemplo.

Para verificar, entrar em Módulos/Rotinas Anuais/Manutenção RAIS/DIRF, clicar no ítem RAIS, selecionar o funcionário e verificar em qual mês existe processamento de 13º salário.

Se esse processamento for indevido, alterar a data de processamento para o mês em questão em Cadastros/Empresas, campo Data de Processamento (ou na barra de ferramentas) e entrar em Módulos/13º Salário/Estorno do Cálculo. Após o estorno, pode-se gerar o cálculo do 13º salário no mês correto.

 

6. Pagamento de 13º salário para Tomadores de Serviço

O procedimento para gerar 13º salário para tomadores de serviço é o mesmo utilizado para a folha de pagamento, ou seja, o processamento do cálculo deverá ser executado na rotina Módulos/13º Salário.

No caso de Cessão de mão de obra, se os empregados estiverem alocados em tomador de serviços (Módulos/Tomadores de Serviço/Cessão de Mão de Obra/Alocação de Funcionários), automaticamente o processamento de 13º estará vinculado a esse tomador.

No caso de Obra de Construção Civil, deve-se processar normalmente o 13º salário. Em seguida, na rotina Módulos/Tomadores de Serviço/Obras de Construção Civil/Rateio por Dias Trabalhados/Digitação por Obra, deve-se fazer o lançamento dos dias trabalhados por tomador.

Depois, deve-se processar o cálculo do rateio como processamento 3, para primeira parcela, e 4 para segunda parcela, em Módulos/Tomadores de Serviço/Obra de Construção Civil/Rateio por Dias Trabalhados/Cálculo do Rateio.

 

7. Pagamento de 13º salário para sócios

Não existe previsão legal para pagamento de 13º salário para sócios e/ou diretores não empregados.

Porém, caso seja uma liberalidade da empresa, para efetuar tal pagamento a sócios/diretores no sistema, deve ser criado um evento de 13º salário, em Cadastros/Genéricos/Eventos. O grupo do evento deve ser 08-Retiradas de Sócios. Faz-se então uma retirada normal, informando esse evento com o respectivo valor.

Cabe ressaltar que, como não há previsão legal para pagamento de 13º salário a sócios/diretores, esse valor não vai para o campo referente a 13º salário no Informe de Rendimentos.

8. Pagamento de 13º salário para empregados comissionados

No caso de comissionados, para o pagamento do 13º salário, deve ser efetuada a média das comissões. Para isso, o sistema utiliza as comissões pagas de janeiro até o mês anterior ao processamento do 13º salário. Porém, alguns sindicatos definem um prazo menor (média dos últimos 6 meses, por exemplo), e para adequar o sistema ao período definido pelo sindicato, é necessário acessar o cadastro do evento de comissões, em Cadastros/Genéricos/Eventos, e no quadro “Base para Cálculo de 13º Salário” alterar a opção para “Média dos Últimos N Meses”, em seguida no campo “Meses para Média” informar o número de meses definidos pelo sindicato.

Para melhor visualizar o cálculo dessa média, pode ser emitida a memória de cálculo, em Módulos/13º Salário/Memória de Cálculo.

Ainda em relação aos funcionários comissionados, há sindicatos que exigem a atualização dos valores de comissões para cálculo do 13º salário, com base em índices fornecidos pelos mesmos. Neste caso, é preciso cadastrar os índices mensais para o ano corrente, em Cadastros/Genéricos/ìndices de Atualização de Comissões. Cabe ressaltar que, para os meses em que não houver índice, deve-se informar 1, e não deixar o campo zerado.

Após cadastrados os índices, acessar Cadastros/Sindicatos, no quadro “Atualização de Comissões” informar o código com o qual o índice foi criado no campo “Código do Índice”, e no campo “Opção de Atualização” informe uma das opções disponíveis. Para saber quais são estas opções, pressione a tecla F1 dentro do cadastro do sindicato, acessando a Ajuda da rotina.

 

9. Informação de valores extras

Essa rotina é utilizada para:

- Pensão Alimentícia: efetuar o desconto de pensão alimentícia sobre 13º salário. É preciso informar o valor do desconto da pensão.

- Rateio de INSS: Caso o funcionário trabalhe em mais de um emprego informar a base de INSS para cálculo de rateio.

- Valores Pagos pelo INSS (Afas. Maternidade) até 2003: Informar o valor que a funcionária recebeu do INSS a título de 13º Salário, a fim de que o sistema calcule o INSS descontado sobre o total de 13º salário pago (válido até 12/2003).

- Valores Pagos pelo INSS (Afast. Acidente): Informar o valor que o funcionário recebeu do INSS a título de 13º Salário, para que a empresa pague apenas a diferença em relação ao total do 13º salário devido. Caso este valor não seja informado o sistema calculará o valor integral de 13º salário. (Conforme Súmula do TST nº 46)

Para maiores detalhes, verificar os tópicos específicos sobre 13º salário para afastados por maternidade e acidente de trabalho, neste material.

 

10. Recolhimento de FGTS e INSS sobre 13º salário

FGTS – deve ser recolhido sobre a competência da 1ª parcela e sobre a competência da 2ª parcela. Por exemplo, para adiantamento de 13º salário pago em novembro, o FGTS é recolhido na SEFIP de novembro, juntamente com a folha de pagamento.

Para a segunda parcela, paga em dezembro, o FGTS também é recolhido juntamente com a folha de pagamento, na SEFIP de dezembro.

INSS – somente é recolhido no pagamento da segunda parcela e será efetuado em uma GPS distinta. A GPS referente a competência 13 pode ser emitida no sistema, em Relatórios / Guias de Recolhimento/ GPS, na emissão deve ser informado o mês 12 e o processamento 4.

O valor de recolhimento do INSS será informado em uma SEFIP exclusiva para Informações de Valores Devidos à Previdência Social, competência 13. Para gerá-la seguir os seguintes passos:

Versão 1

  1. Acesse o menu Outros/ SEFIP/ Geração Individual SEFIP;
  2. Certifique-se que o campo Mês/Ano está preenchido com 12/2008. Em caso negativo informe em Cadastros/ Empresas a data de processamento 31/12/2008;
  3. Preencha os campos obrigatórios (em negrito) e, se necessário, os filtros (Estabelecimento, Funcionários, etc.);
  4. No quadro Processamento selecione a opção 13º Salário e clique no botão OK;
  5. Em seguida valide o arquivo através do programa validador da SEFIP disponibilizado pela Caixa Econômica Federal e efetue a entrega do mesmo.

Versão 2

  1. Acesse o menu Módulos/ SEFIP/ Geração Individual SEFIP;
  2. Certifique-se que o campo Mês/Ano está preenchido com 12/2008. Em caso negativo informe na Data do Sistema, da Barra de Atalhos, a data 31/12/2008;
  3. Preencha os campos obrigatórios (em negrito) e, se necessário, os filtros (Estabelecimento, Funcionários, etc.);
  4. No quadro Processamento selecione a opção 13º Salário e clique no botão OK;
  5. Em seguida valide o arquivo através do programa validador da SEFIP disponibilizado pela Caixa Econômica Federal e efetue a entrega do mesmo.

Caso não haja fatos geradores a informar na competência 13, também é necessária a entrega da GFIP/SEFIP com Ausência do Fato Gerador (sem movimento). Neste caso não é possível efetuar a entrega através da importação do arquivo, conforme orientação da Caixa Econômica Federal, sendo necessário informar diretamente no programa validador da SEFIP, assinalando a opção citada acima, na tela de abertura do movimento, para o código 115.  

11. Eventos variáveis recebidos no mês de dezembro

Se durante o mês de dezembro o empregado receber eventos variáveis, que devam compor média para 13º salário, terá direito a receber o complemento de 13º salário.

Nesses casos, a empresa pode apurar a diferença e efetuar o pagamento complementar dos valores que tenham sido pagos a menor, até o 5º dia útil do mês de janeiro do ano seguinte, conforme alguns entendimentos relativos ao Art. 459 da CLT.

Para esse complemento, o sistema recalcula as médias e paga a diferença automaticamente na folha mensal do mês 12 através dos eventos: 119 - Compl. Int. H.E. 13 Sal. e 120 - Compl. Int. Venc. Var. 13 Sal.

Caso no recálculo a média fique menor que o valor pago anteriormente, o valor será descontado somente se em Cadastros / Empresas / Parâmetros / Recursos Humanos guia Essenciais, no quadro Opções a opção “Descontar ajuste de 13º salário negativo” estiver marcada (opção disponível somente para a versão 2).

Quando marcada esta opção, caso a média dos eventos apurada na competência 12, resulte menor do que o 13º efetivamente pago na SEGUNDA PARCELA, as diferenças de HE (GRUPO 26) serão lançadas no evento 985-Desc. Int. H.E. 13 Sal, e a diferença da média de todos os demais eventos será lançada no evento 986-Desc. Int. Venc. Var. 13 Sal. Automaticamente.

A conferência do valor de complemento ou desconto referente à diferença do pagamento de 13º salário pode ser feita pela memória de cálculo de Complemento H.E / Venc.Var emitida em Módulos / 13º salário.

Para efeitos de cálculo dos complementos de INSS, IRRF, DIRF, INFORME DE RENDMENTOS e SEFIP, somente serão calculados se o valor da soma dos COMPLEMENTOS POSITIVOS (119, 120 e 984) for maior do que a soma dos COMPLEMENTOS NEGATIVOS (985 e 986). Se os COMPLEMENTOS NEGATIVOS resultarem maiores, não haverá desconto nas bases, todos os complementos serão desconsiderados. A única exceção é a RAIS, onde o valor negativo resultante da soma dos complementos será abatido da base, uma vez que esta rotina anual não calcula tributos, e serve para cálculo do pagamento do PIS, então o valor que deve ser informado é o efetivamente pago ao funcionário, ou seja, a dedução deve ser considerada.

12. Reajuste Salarial

Ao atualizar a folha mensal da competência 12, o sistema verificará se houve reajuste salarial e o valor do 13º salário será recalculado e comparado com o valor do processamento 4 do mês 12, em caso de diferença será gerado o evento 984 - Compl. Reaj. Salarial 13 Sal.